Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
SM-viestit 2024 Espoo / Esbo IF ry (Tapahtuma)
Veräjäpellonkatu 17, 02650 Espoo
+358 41 5108018
kilpailupäällikkö Harri Lammi
Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään tapahtuman toimintaan liittyvien vapaaehtoisten, luottamushenkilöiden ja työntekijöiden henkilötietoja (=Rekisteröity)
2. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta tapahtuman valmistelun ja tapahtuman aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä tapahtuman markkinointi ja myös tapahtuman päättymisen jälkeen Rekisteröityjen dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).
Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää rekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.
Rekisteröidyn terveystietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.
3. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Rekisteröiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita tapahtumaan liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
- Rekisteröidyn kotipaikka
- Rekisteröidyn sähköpostiosoite
- Rekisteröidyn puhelinnumero
- Rekisteröidyn jäsennumero
- Rekisteröidyn syntymäaika
- Rekisteröidyn sukupuoli
- Rekisteröidyn seurakoulutustaso (toimitsijakoulutus)
- Rekisteröidyn tehtävään liittyvä koulutustaso
- Rekisteröidyn vaatekoko
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään tai hänen ollessaan alaikäinen, hänen täysi-ikäiseltä huoltajaltaan.
5. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu SuomiSport-järjestelmään, jonka pääkäyttäjänä tämän rekisterin osalta on Esbo IF rf, ja johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Tietoja saatetaan käsitellä myös erilaisissa taulukkolaskentarekistereissä ja sitä kautta säilyttää tapahtuman Google Drive tallennusjärjestelmässä. Molempia järjestelmiä käyttävillä kseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja Rekisteröiden henkilötietojen käyttöä valvotaan. Jokaisella Rekisteröidyllä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
6. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Tapahtuman yhteistyökumppaneille Tapahtumaan liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.
7. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tapahtuma voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on mukana Tapahtumaan liittyvissä toimissa tai tehtävissä. Tapahtuman päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään yhden vuoden ajan sen päättymisestä. Henkilötietoja voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Tapahtuman sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
9. Profilointi
Tapahtuma voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa Rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettua Tapahtuman omaa markkinointi- tai muuta viestintää.
Tapahtuman käyttämässä SuomiSport-järjestelmässä jokainen Rekisteröity voi ylläpitää tietojaan koulutuksen yms. osalta. Tapahtuma voi SuomiSportissa olevien tietojen perusteella kohdentaa esim, tapahtumamainontaa tietyn tasoisille toimitsijoille tai tietyn ikäiselle otannalle jäsenistä. Jos Rekisteröity ei halua tämän tyyppistä viestintää, voi hän kieltää tämän tyyppisen viestinnän ilmoittamalla siitä kirjallisesti Rekisterin ylläpitäjälle.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Tapahtumalle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Tapahtuma voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Tapahtuma voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
12. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Harri Lammille osoitteeseen toimisto@espoo2024.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
SM-viestit 2024 Espoo
Harri Lammi
Veräjäpellonkatu 17
02650 Espoo
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 13.2.2024.